Акт сверки: образец и правила заполнения

Акт сверки показывает задолженность контрагентов друг перед другом на конец периода и сводит спор о цифрах до суда: сразу видно операцию, на которой разошлись учёты. Ниже — заполненный образец с живой арифметикой и способ дожать ответ от контрагента, который держит сверку неделями.

Когда акт сверки окупается

Форму закон не утверждает, и первичным документом акт сверки не является (позиция ФНС, письмо от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955). Сила документа в подписях обеих сторон и совпавших цифрах.

Как выглядит акт сверки: заполненный образец

Классическая форма — две одинаковые половины: слева ваши данные, справа пустое место под данные контрагента. Пример: вы оказываете услуги, должником выступает покупатель, период 01.01.2026–31.03.2026, начальное сальдо 0.

Покупатель получил услуги на 100 000 и оплатил 75 000. Разница 25 000 — его долг на конец квартала.

В печатной форме сумма дублируется прописью: «Двадцать пять тысяч рублей 00 копеек». Формулировку можно проверить в калькуляторе суммы прописью.

В шапке указывают номер акта, период, реквизиты сторон (ИНН, КПП) и строку «по договору № 7 от 01.01.2026». Сверка по одному договору читается быстрее сводной по всем.

Как читать сальдо

Правило одной строкой: положительное сальдо означает, что должен контрагент, отрицательное, что должны вы.

Расшифровку стоит перенести в сам документ: «Положительная сумма — задолженность покупателя перед поставщиком. Отрицательная — поставщика перед покупателем». Без такой строки любой спор о сальдо начинается с вопроса «минус в чью пользу?» и съедает полчаса.

Заполнение по шагам

1. Выберите период: месяц, квартал, год или срок договора. Годовую сверку делают до сдачи отчётности, по проблемному должнику её не откладывают.
2. Соберите шапку: названия, ИНН и КПП сторон, номер и дату акта, договор. Банковские реквизиты для сверки не нужны.
3. Разнесите операции: отгрузки (УПД или акты; какой документ выбрать, разобрано в статье «УПД или акт: что выбрать») идут в дебет, оплаты в кредит. Суммы заносятся как в документах, с НДС, в итогах ставят пометку «суммы с НДС».
4. Посчитайте обороты и сальдо: обороты как суммы столбцов, сальдо как разница оборотов плюс остаток на начало. Пересчитайте руками: арифметическая ошибка в сверке обесценивает разговор.
5. Подпишите со своей стороны: руководитель или уполномоченный по доверенности. Печать по желанию, но с ней документ спокойнее принимают в суде.
6. Отправьте контрагенту: подписанный экземпляр уходит с сопроводительным письмом и сроком возврата, на практике просят уложиться в 10–14 дней. Куда отправлять и как дожаться ответа — следующий раздел.

Кто подписывает и что документ даёт в суде

Подпись должника на акте суды, как правило, засчитывают как признание долга, и трёхлетний срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ). Кредитору выгодно отправить сверку до конца срока. Должнику стоит помнить обратное: подпись подтверждает сумму, оспорить её после сложно. Подпись без полномочий суд может снять, поэтому доверенности проверяют с обеих сторон.

Акт с одной подписью в суде почти бесполезен. Для внутреннего контроля и приложения к претензии он годится и в таком виде.

Как отправить и дожаться ответа

Трудность начинается после отправки: контрагент получил сверку и положил в долгий ящик. Срок возврата в сопроводительном письме помогает слабо, у стороннего бизнеса нет стимула спешить.

Сверка по ссылке: контрагент подтверждает сам

В АвтоСчет сверка уходит контрагенту ссылкой, регистрация ему не нужна: он подтверждает сальдо или заявляет расхождение со своей суммой, а у вас остаются ФИО, должность, время и IP ответившего. Как устроена сверка, что фиксируется и в каком тарифе доступно, разобрано на странице сверка с контрагентом онлайн. Тариф «Старт» бесплатный, регистрация занимает пару минут.

Если найдены расхождения

Запросите у контрагента его сумму и документы по спорной операции и сверьте первичку по обеим сторонам. Кто ошибся, тот корректирует учёт, затем стороны подписывают итоговую сверку. Механика АвтоСчет экономит первый шаг: сумма расхождения приходит сразу с ответом.

Если контрагент спор не открыл и акт не вернул, документ идёт приложением к претензии.

Частые вопросы

Обязателен ли акт сверки?

Закон его не требует. На практике сверку просят перед крупной оплатой и в споре о цифрах, годовую делают при закрытии периода.

Имеет ли силу акт, подписанный одной стороной?

В суде почти нет. Как заготовка претензии и инструмент внутреннего контроля он годится.

Можно ли вести сверку в Excel?

Да, форма свободная. Боль появляется на контроле ответа: факт открытия и факт подтверждения Excel не фиксирует.

Нужно ли выделять НДС в акте сверки?

Суммы заносятся как в документах, обычно с налогом. Пометка вида «в т.ч. НДС 22% — 7 213,11 ₽» снимает вопросы при проверке.

Что делать, если контрагент игнорирует сверку?

Напомнить дважды, затем отправить претензию с приложением акта. Ссылка АвтоСчет хотя бы фиксирует факт открытия и даёт ответ в один клик, без почты и сканов.

Акт выполненных работ для будущей сверки собирается в генераторе актов, а сверка с подтверждением контрагента доступна в АвтоСчет после бесплатной регистрации.