Рекламщик закрывает месяц дважды. Первый раз — перед рекламной площадкой: Google Ads, VK Реклама или Яндекс Директ сами выставляют счета и акты за фактически потраченный бюджет. Второй раз — перед своим клиентом: агентство или ИП-специалист должен оформить собственный акт и счёт на свою услугу — ведение, настройку, стратегию, комиссию.
Эти два контура документов путают чаще всего. Документы от площадки подтверждают расход рекламного бюджета и никак не связаны с вашим гонораром. Документы клиенту подтверждают именно вашу услугу — и именно здесь чаще всего случаются задержки, ошибки в суммах и споры с заказчиком.
Эта страница — карта того, что происходит во втором контуре: какие документы нужны ИП на УСН, который оказывает рекламные или SMM-услуги, как оформить переменную часть (fix + % от бюджета), какие ошибки убивают доверие клиента и куда идти дальше в зависимости от вашей роли.
Два контура документов — и почему их нельзя путать
Когда клиент платит за рекламу через агентство, деньги фактически идут по двум маршрутам. Бюджет уходит на площадку — Google, VK, Яндекс — и оттуда возвращаются закрывающие документы за медиазакупку: счёт-фактура, акт сдачи-приёмки услуг площадки, акт сверки. Эти документы получает тот, кто оплачивает рекламу напрямую с расчётного счёта или через рекламный кабинет.
Отдельно клиент платит агентству или фрилансеру за работу: настройку кампаний, ведение соцсетей, стратегию, отчётность. Именно на эту часть агентство обязано выставить свой акт и счёт — и именно это чаще всего либо забывают оформить вовремя, либо путают с документами площадки, ссылаясь на них как на «уже закрытые расходы».
Проблема на практике выглядит так: клиент видит платёж на 150 000 ₽ на счёте, площадка присылает закрывающие на 120 000 ₽ (фактически потраченный бюджет), а разница в 30 000 ₽ — это гонорар агентства, комиссия или fix за ведение, — должна быть закрыта отдельным актом от имени агентства. Если этот акт не выставлен или выставлен с опозданием, у клиента остаётся расхождение в бухгалтерии, а у агентства — риск, что оплату не подтвердят при проверке.
Переменные суммы: fix + % от бюджета в одном документе
Большинство рекламных и SMM-услуг оплачиваются не фиксированной суммой, а комбинированно: fix за ведение плюс процент от рекламного бюджета или KPI-бонус за выполнение показателей. Это создаёт две практические сложности.
Во-первых, сумма акта каждый месяц разная — она зависит от фактически потраченного бюджета клиента, а не от суммы в договоре. Акт должен явно показывать расчёт: fix отдельной строкой, комиссия — отдельной строкой с указанием базы начисления (от какого бюджета считается процент), при наличии — бонус за KPI с расшифровкой, за что он начислен.
Во-вторых, без такой расшифровки акт выглядит как произвольная сумма, которую сложно сверить с фактическим расходом на рекламу. Именно это чаще всего вызывает вопросы у клиента при ежемесячной оплате — не потому что сумма неверна, а потому что не видно, из чего она сложилась.
Для ИП на УСН здесь есть отдельный нюанс с НДС. С 2026 года порог освобождения от НДС для УСН снижен до 20 млн ₽ годового дохода — если доход ИП за предыдущий год не превысил эту сумму, НДС в акте не выделяется вообще. При превышении порога применяются пониженные ставки 5% или 7% (без права на вычет входящего НДС) в зависимости от диапазона дохода, либо общая ставка. Для большинства таргетологов и SMM-специалистов на старте это означает, что документы клиенту оформляются без НДС, — но при росте оборота нужно заранее понимать, на каком доходе ставка меняется, чтобы не пересчитывать задним числом уже выставленные акты.
Кто вы: агентство с несколькими каналами или SMM-специалист на ИП
Дальше маршрут расходится в зависимости от формата работы.
Если вы ведёте рекламу в нескольких каналах одновременно — таргет и контекст, несколько площадок под одного клиента — задача усложняется: нужно свести расходы по каждому каналу и свою комиссию в единый документ, не потеряв при этом переменную часть по каждому направлению отдельно. Подробный разбор того, как оформить единый акт с fix и процентом за таргет и контекст одновременно, разобран в материале «Закрывающие за таргет и контекст: fix + % в одном акте» — там же разбор конкретной структуры акта и типовых формулировок.
Если вы работаете как SMM-специалист на ИП без штата и агентства за спиной — это отдельная модель: один исполнитель, один клиент, ежемесячный цикл «отчёт → акт → оплата», без комиссии за медиазакупку, но с той же необходимостью каждый месяц собирать документы, даже если объём небольшой. Как выстроить этот процесс без бухгалтера в штате, разобрано в статье «SMM-специалист на ИП: документы клиенту каждый месяц».
Частые ошибки в документообороте рекламщика
Даже при налаженном процессе повторяются одни и те же проблемы:
- Акт без приложенного отчёта. Формально акт может быть подписан, но если в нём нет ссылки на отчёт с перечнем работ и метриками, при споре сложно доказать, что услуга оказана в заявленном объёме. Юридически «молчаливое согласие» с актом работает только при подтверждённой доставке отчёта клиенту и истечении срока на возражения — без отчёта этот механизм не работает.
- Ожидание документов от площадки перед тем, как выставить свой акт. Закрывающие от Google Ads или VK формируются в начале следующего месяца (обычно 3–7 число) — если агентство ждёт их, чтобы «свести всё в одном месте», собственный акт клиенту задерживается без необходимости. Эти два документа не обязаны выходить одновременно.
- Смешение бюджета клиента и своего гонорара в одной строке. Если в акте не разделены медиазакупка и комиссия агентства, при проверке или споре невозможно быстро показать, за что именно заплатил клиент.
- Устаревший процент или база начисления. Если условия по проценту менялись в середине периода (новый бюджет, новый KPI), а акт продолжает считаться по старой схеме — расхождение накапливается на несколько месяцев вперёд.
- Ручной пересчёт вручную каждый месяц. При нескольких клиентах с разными схемами (кто-то на fix, кто-то на fix+%) ручной пересчёт — источник ошибок в первую очередь из-за банальной путаницы между клиентами, а не сложности расчёта.
Как выбрать схему закрытия месяца
| Параметр | Fix (фиксированная сумма) | Fix + % от бюджета | Помесячный акт по факту кампании |
|---|---|---|---|
| Предсказуемость для клиента | Высокая | Средняя — сумма меняется с бюджетом | Низкая — привязано к срокам кампании, а не к календарю |
| Прозрачность расчёта | Не требует расшифровки | Требует явного разделения fix/% в акте | Требует привязки к датам старта/финиша кампании |
| Риск спора | Низкий | Средний без расшифровки, низкий — с ней | Средний из-за несовпадения с отчётным периодом клиента |
| Когда подходит | Небольшой объём работ, услуги без переменных расходов | Ведение рекламных кампаний с изменяющимся бюджетом | Разовые или короткие рекламные кампании |
Ежемесячная схема с чёткой расшифровкой fix и % — наиболее универсальный вариант для постоянного сотрудничества: она синхронизируется с бухгалтерским циклом клиента и снижает количество вопросов при оплате.
Как это делает autoschet.ru
Autoschet.ru закрывает именно второй контур — документы, которые агентство или ИП-специалист выставляет своему клиенту. Система собирает акт с разбивкой fix и процента от бюджета по каждому каналу, автоматически подставляет расчёт НДС по актуальной ставке ИП, прикладывает отчёт как основание акта и формирует счёт с той же суммой без ручного пересчёта каждый месяц. Если клиентов несколько и у каждого своя схема оплаты, документы генерируются по шаблону договора, а не собираются заново вручную. Посмотреть, как это работает — autoschet.ru.
Частые вопросы
Нужно ли ждать закрывающие документы от рекламной площадки, чтобы выставить акт клиенту? Нет. Документы площадки (счёт-фактура, акт сверки Google Ads/VK) подтверждают расход медиабюджета и формируются по собственному графику площадки. Акт агентства клиенту — отдельный документ на вашу услугу, его можно и нужно выставлять по своему циклу, не дожидаясь площадки.
Как показать в акте переменную комиссию, если процент от бюджета меняется каждый месяц? Указать в акте расчёт: сумму fix отдельной строкой, процент — отдельной строкой с указанием базы начисления (какой именно бюджет взят за основу) и итоговую сумму. Это снимает вопросы клиента о происхождении суммы.
С какого дохода ИП на УСН должен выделять НДС в актах клиентам? С 2026 года порог освобождения от НДС для УСН — 20 млн ₽ годового дохода за предыдущий год. При превышении применяются пониженные ставки 5% или 7% (без вычета входящего НДС) в зависимости от диапазона дохода.
Чем документооборот SMM-специалиста на ИП отличается от агентства с несколькими каналами? У SMM-специалиста обычно один клиент — один цикл «отчёт → акт → оплата» без медиазакупки. У агентства с таргетом и контекстом добавляется комиссия за несколько каналов и необходимость сводить их в единый акт с разбивкой по направлениям.