Требования к счетам 2026: что изменилось и как подготовиться

Короткий ответ

Формальной обязательной формы у счёта на оплату нет и в 2026 году. Поменялись смежные правила: переход на МЧД при электронной подписи за сотрудника, расширение прослеживаемости товаров, массовое появление QR-кодов СБП в счетах. Всё это влияет на то, как счёт выглядит и как он проходит по учёту.

Нормативная база

Правила меняют одновременно несколько документов: Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ о бухучёте, постановления Правительства по ЭДО, приказы ФНС и Минфина. Изменения точечные, но бьют по всей цепочке счёт, УПД, акт.

Ключевые тренды 2026

МЧД обязательна для сотрудников. Если электронные счета, акты или УПД подписывает не руководитель, а менеджер или бухгалтер, понадобится машиночитаемая доверенность. Без неё оператор ЭДО документ не пропустит.

Расширение прослеживаемости. В самом счёте РНПТ указывать не обязательно, но в УПД, который выставляют на основании этого счёта, реквизиты прослеживаемости должны совпадать полностью.

QR-коды СБП в счёте. 1С, МойСклад, Контур и остальные учётные системы добавили QR Системы быстрых платежей по умолчанию. Клиент-ИП сканирует код и платит за пять секунд, комиссия ниже, чем в классическом эквайринге.

Машиночитаемые форматы. ФНС продолжает курс на XML-форматы для ЭДО. Собственные шаблоны использовать можно, но для электронного обмена их придётся привести к стандарту оператора.

НДС и самозанятые: что проверить

При работе с самозанятыми прямо указывайте в счёте «плательщик НПД». Это снимает у заказчика вопросы по НДС и подтверждает, что чек сформируется в «Моём налоге».

Что сделать в компании

1. Обновить бухгалтерское ПО. 1С, Контур.Бухгалтерия, МойСклад выпускают релизы под изменения ФНС. Проверьте, что релиз актуальный.
2. Пересмотреть шаблоны счетов. Особенно самописные: формулировки «Без НДС», реквизиты, QR-коды, поля под МЧД.
3. Выпустить МЧД на ответственных сотрудников. Это делается в личном кабинете ФНС или через оператора ЭДО.
4. Обучить менеджеров и бухгалтеров. Особенно тех, кто подписывает документы и взаимодействует с клиентами через ЭДО.

Разные режимы — разные акценты

ОСНО: строгий контроль за НДС и реквизитами прослеживаемости. УСН: пометка «Без НДС» и детализация услуг. НПД: статус «плательщик НПД» в счёте, обязательный чек после оплаты.

Чем опасны ошибки

• Банк отказал в платеже из-за ошибки в БИК или расчётном счёте — деньги зависли на невыясненных платежах.
• Клиент просит перевыставить счёт, платёж уехал на следующую неделю.
• В ЭДО документ не прошёл из-за просроченной МЧД.

При этом миф «ошибка в счёте отнимает НДС у покупателя» неправдив: основанием для вычета служит счёт-фактура или УПД (ст. 169 НК РФ), а не сам счёт на оплату.

FAQ

Когда изменения вступили в силу? Большая часть — с 2025 и 2026 годов. Сроки конкретных правил ФНС публикует на своём сайте, туда и стоит смотреть при сомнениях.

Где брать официальные формы? На сайтах ФНС России и Минфина. Операторы ЭДО ведут свои каталоги форматов.

Что делать со счётом по старой форме? Если в реквизитах всё корректно, оплачивайте. Для единообразия попросите контрагента обновить шаблон.