Акт выполненных работ: образец 2026 и правила оформления

Ниже полный словесный образец акта выполненных работ: шапка с реквизитами, таблица работ, строка про НДС и подписи. Структуру можно скопировать в свой документ или собрать акт в конструкторе за пару минут. Дальше разберём, когда акт обязателен, что делать, если заказчик не подписывает, нужен ли акт самозанятому и как выбрать между актом и УПД при НДС.

Образец акта выполненных работ

Единой формы акта в законе нет, документ составляют в свободном виде. Обязательное одно: набор реквизитов первичного документа из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Вот заполненный пример: студия дизайна сдала проект ИП-заказчику по договору подряда.

Шапка:

Акт выполненных работ № 14
г. Москва, 20 марта 2026 г.

Исполнитель: ООО «Дизайн-студия Пиксель», ИНН 7701234567, КПП 770101001
Заказчик: ИП Смирнов Алексей Викторович, ИНН 770112345678
Основание: договор № 5 от 01.03.2026, счёт № 12 от 18.03.2026

Таблица работ:

Нижняя строка зависит от налогового статуса исполнителя:

• УСН или освобождение от НДС: «Без НДС».
• Плательщик НДС по сделке 2025 года (ставка 20%): «В том числе НДС 20% — 20 000 ₽».

Подписи:

Работы выполнены в полном объёме, заказчик претензий не имеет.

Исполнитель: генеральный директор ООО «Дизайн-студия Пиксель» __________ / Ковалёв И. С.
Заказчик: индивидуальный предприниматель __________ / Смирнов А. В.

Названия позиций формулируйте конкретно: что именно сделано и в каком объёме, со ссылкой на ТЗ или этап. Дату ставьте днём подписания: от неё исполнитель признаёт выручку, а заказчик списывает расходы. Акт печатают в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Печать в числе обязательных реквизитов 402-ФЗ не значится, ставят её по желанию, если она вообще есть.

Когда акт обязателен

Закон прямо требует акт в двух ситуациях: при сдаче работ по строительному подряду (п. 4 ст. 753 ГК РФ, в капстроительстве для этого есть форма КС-2) и при передаче недвижимости или предприятия покупателю (ст. 556 и 563 ГК РФ).

Во всех остальных случаях обязанность оформить акт возникает, когда она прописана в договоре. Условие о закрывающих документах заказчики закладывают в договор до первой сделки, поэтому ИП и студиям почти всегда приходится их подписывать.

ИП на УСН «Доходы» налог актами не снижает: режим считает доход по поступлениям. Клиент-юрлицо всё равно попросит акт: его бухгалтер закрывает актами расходы, а на общей системе ещё и вычет НДС. Расходы без подписанного акта при проверке снимут, и платить за «ничего» заказчик не станет.

Абонентские услуги (поддержка, аренда, клининг, ведение рекламы) закрывают актом ежемесячно с периодом в названии позиции: «Абонентское обслуживание сайта за март 2026 г.». Так у заказчика не возникает вопросов, за что списаны деньги конкретного месяца.

Акт не подписан: что делать исполнителю

Работа сдана, клиент принял её по факту, но с актом тянет. Пока подписи нет, приёмка не состоялась, и оплата может стоять месяцами. Исполнителю неподписанный акт оставляет слабую позицию в споре, заказчику на УСН «Доходы-Расходы» или на ОСНО не даёт подтвердить расходы.

Порядок действий:

1. Направьте акт заказчику письменно: на почту или через ЭДО, с просьбой подписать либо дать мотивированный отказ в срок из договора.
2. Срок вышел, ответа нет: подпишите акт со своей стороны и укажите, что заказчик от приёмки уклонился. Для строительного подряда такой порядок прямо установлен п. 4 ст. 753 ГК РФ, ст. 720 ГК РФ распространяет правила приёмки на подряд в целом.
3. Отправьте свой экземпляр способом с подтверждением: заказное письмо с описью вложения или ЭДО.
4. Деньги не пришли: претензия, затем суд. Односторонний акт суд примет, если заказчик не докажет, что у него были обоснованные причины отказаться.

Мотивированный отказ из-за недостатков работает иначе. Если клиент перечисляет конкретные дефекты, односторонний акт не поможет: недостатки устраняют и сдают работу заново.

Акт или УПД при НДС

Вычет НДС заказчику даёт счёт-фактура или УПД со статусом 1, акт закрывает приёмку работ. Исполнителям на НДС удобнее сразу собирать УПД: один документ вместо двух, заказчику проще проводить его в учёте.

Бумажный акт при этом работает как раньше: обе стороны подписывают его и хранят вместе с договором и счётом. Подробное сравнение двух документов — в статье УПД или акт: что выбрать, если оказываете услуги.

Акт с самозанятым

Самозанятый подтверждает работу чеком из приложения «Мой налог» (ст. 14 закона № 422-ФЗ), и это обязательный документ. Акт по закону самозанятому не нужен, но заказчики часто просят его вдобавок к чеку: в акте видно, что именно сделано и что претензий по объёму нет.

Самозанятый вправе подписать обычный акт в свободной форме с тем же набором реквизитов. В строке НДС пишут «НДС не облагается»: плательщики НПД налог не начисляют. Чек при этом всё равно формируется, для заказчика-юрлица он остаётся основанием учесть выплату.

Оформить сотрудничество поможет материал про договор с самозанятым.

Как сделать акт за пару минут

Структуру из образца необязательно набирать вручную. Можно создать акт онлайн в конструкторе АвтоСчёт: реквизиты продавца и покупателя подставятся по ИНН из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, банк найдётся по БИК. Конструктор принимает до 10 позиций, у каждой своя ставка НДС («Без НДС», 5%, 7%, 10%, 20%, 22%), итоговая сумма автоматически дублируется прописью, готовый документ скачивается PDF-файлом. Сервис бесплатный и без регистрации; с одного IP доступно 10 PDF за 10 минут, на файлах без аккаунта стоит водяной знак.

Если клиент работает по счёту, удобнее второй путь: сначала выставить счёт онлайн, потом в аккаунте АвтоСчёт собрать акт прямо из счёта. Поля и суммы подставятся сами, останется проверить итог и скачать PDF.

Частые вопросы

Сколько хранить акты?

Не меньше пяти лет после отчётного года, вместе с договором и счётом.

Можно ли исправить акт после подписания?

Да. В бумажном акте зачёркивают неверное и вписывают верное, затем добавляют пометку «Исправлено» с датой и подписями обеих сторон. Электронный документ исправляют новым экземпляром со ссылкой на исходный.

Кто составляет акт, исполнитель или заказчик?

По обычаю документ готовит исполнитель, подписывают его обе стороны. Договор может закрепить и другой порядок.

Можно ли одним актом закрыть несколько месяцев абонентских услуг?

Если договор предусматривает итоговую приёмку раз в квартал, один акт на период допустим. Стандартная схема проще: ежемесячный акт с периодом в названии позиции.