Напоминания об оплате

Сервис может сам присылать покупателю письмо, если приближается или прошёл срок оплаты счёта. Вы один раз настраиваете, какие письма отправлять, кому и когда — дальше рассылка работает без вашего участия, а в журнале видно каждое отправленное письмо.

Функция доступна на тарифах «Базовый» и «Про». На тарифе «Старт» вкладка настроек открыта, но включить автоматику нельзя.

Шаг 1. Заполните срок оплаты в счёте

Где: форма счёта — autoschet.ru/invoices/new или «Изменить» у существующего счёта.

Напоминания отправляются только по счетам с заполненным полем «Оплатить до». Если поле пустое, письма по этому счёту не уйдут никогда — под полем так и написано.

При создании счёта срок подставляется автоматически по значению «Срок оплаты по умолчанию» из настроек компании, но его можно изменить прямо в счёте. Дата видна покупателю: она печатается в PDF счёта, показывается на публичной странице документа и в письме, которым вы отправляете счёт.

Рядом с полем — галочка «Напоминать об оплате». Она включена, пока заполнен срок; снимите её, если по этому конкретному счёту напоминания не нужны.

Шаг 2. Включите рассылку в настройках

Где: autoschet.ru/settings?tab=reminders — «Настройки → Напоминания».

На вкладке:

• Автоматические напоминания — главный выключатель. По умолчанию выключен: пока вы его не включите, ни одно письмо не уйдёт.
• Время отправки — час и минуты по московскому времени. Письмо уходит близко к этому времени, а не в момент наступления события.
• События по сроку — три галочки: «за 3 дня до срока», «через 3 дня после просрочки», «через 7 дней после просрочки». По умолчанию не отмечена ни одна — отметьте хотя бы одно событие, иначе по срокам счетов писать будет нечего.
• Кому отправлять — контактному лицу, директору, обоим или всем известным адресам покупателя.
• Кого включать — «Только отмеченных покупателей» (по умолчанию — тогда письма уйдут только тем, у кого в карточке явно стоит «Всегда напоминать») или «Всех, кроме исключённых» — тогда под рассылку попадают все покупатели, кроме тех, кому вы запретили напоминания вручную.

Ниже — блок «Кого затронет рассылка»: он считает по вашей текущей базе, ещё до включения, сколько покупателей и счетов попадёт под правило. Сохранение настроек саму рассылку не запускает — сначала вы видите цифры, потом решаете.

При первом включении письма по старым долгам не рассылаются: учитываются только события, которые наступят после того, как вы включили автоматику.

Правило по общей сумме долга

На той же вкладке — блок «Правило по общей задолженности». Оно не смотрит на срок конкретного счёта, а следит за суммой всех неоплаченных счетов покупателя.

Задайте порог задолженности в рублях — как только общий долг покупателя его превысит, уйдёт письмо. Если через заданное число дней («Повтор напоминания, дней») долг всё ещё выше порога, уходит повторное. Если покупатель расплатился, а потом снова набрал долг выше порога — это уже новая ситуация, и письмо придёт снова.

Пустое поле порога означает, что правило выключено — продуктовых значений по умолчанию нет.

Текст писем можно переписать

Ниже настроек рассылки — блок «Текст письма», отдельный для каждого события.

Что нужно знать:

• Письма только текстовые: оформление, блок с деталями счёта и футер со ссылкой отписки добавляет сервис — верстать ничего не нужно.
• В текст можно вставлять подстановки вида {{client_name}}, {{invoice_number}}, {{amount}}, {{due_date}} — список доступных подстановок показан под полем и зависит от события (у писем по долгу — свой набор, например {{total_debt}}).
• Ссылки и адреса email в тексте запрещены — сохранить такой текст не получится. Все письма уходят с общего почтового адреса сервиса, и произвольные ссылки в них снижают доставляемость писем всем остальным организациям.
• Кнопка «Предпросмотр» показывает готовое письмо на примере вашего счёта, «Отправить тестовое письмо» — присылает его на вашу почту.
• «Вернуть системный текст» откатывает письмо к варианту сервиса; ваши прежние версии при этом не пропадают.

Как исключить счёт или покупателя

Три уровня, от точечного к общему:

1. Один счёт. В форме счёта снимите галочку «Напоминать об оплате» — по этому счёту письма отправляться не будут, даже если у покупателя рассылка включена.

2. Один покупатель. В карточке покупателя (autoschet.ru/clients, «Изменить») есть поле «Напоминания об оплате» с тремя вариантами: «По правилам компании», «Всегда напоминать», «Никогда не напоминать».

   

   Так можно исключить конкретного клиента, не трогая общие настройки.

3. Автоматически. Письма не уходят покупателю, если в его карточке снята галочка «Активный покупатель» или включено «Платит без наших счетов» — такие покупатели пропускаются, даже если правило допуска их формально не исключает.

Ещё один способ отказаться от рассылки — ссылка отписки в самом письме. Она действует адресно: этот email больше писем не получает, а другие адреса того же покупателя продолжают получать напоминания.

Где проверить, что письмо ушло

Где: та же вкладка «Напоминания», блок «История отправок» внизу страницы.

Каждая попытка доставки — отдельная строка: когда планировалось, когда ушло, какому покупателю, по какому счёту, на какой адрес, каким событием и с каким исходом. Есть фильтры по периоду, покупателю, статусу и событию. Технических ответов почтового сервера в журнале нет — только понятный исход; если письмо не ушло по временной причине, его можно отправить повторно кнопкой у соответствующей строки.

Что ещё важно знать

• Письмо по конкретному счёту не уйдёт, если счёт ещё не отправлен покупателю (черновик), уже оплачен полностью или частично, либо у него сменился срок оплаты.
• На один email-адрес одного покупателя уходит не больше одного письма в сутки, даже если по нему совпало сразу несколько событий.
• Перед самой отправкой все условия проверяются заново: если счёт оплатили, покупателя сделали неактивным или отписали от рассылки прямо перед плановой отправкой — письмо не уйдёт.
• Письма информационные: сервис не считает пени и проценты и не отправляет досудебных претензий.