Раньше про неоплаченный счёт покупателю приходилось писать вручную: открыть список счетов, вспомнить, кто и сколько задолжал, составить письмо. Теперь это делает сервис.
Вы один раз настраиваете, когда и кому писать, а дальше письма уходят сами: за три дня до срока, через три дня после просрочки, через семь дней. Отдельно — письмо, когда общий долг покупателя превысил заданную вами сумму.
Шаг 1. Поставьте срок оплаты в счёте
Где: autoschet.ru/invoices/new — новый счёт, или «Изменить» у существующего в списке autoschet.ru/invoices.
Напоминание отправляется только по счетам, у которых заполнено поле «Оплатить до». Оно появилось в форме счёта рядом с датой.
Рядом — галочка «Напоминать об оплате». Снимите её, если по этому конкретному счёту писать не нужно.
Срок виден покупателю: он печатается в PDF счёта, показывается на публичной странице документа и в письме, которым вы счёт отправляете. Старым счетам срок задним числом никто не проставляет — только тем, что вы заполните сами.
Срок по умолчанию задаётся один раз в настройках компании — тогда поле подставляется само при создании счёта.
Шаг 2. Включите рассылку
Где: autoschet.ru/settings?tab=reminders — «Настройки → Напоминания». Всё, что касается рассылки, живёт на этой одной вкладке.
Что здесь настраивается:
- Автоматические напоминания — главный выключатель. По умолчанию выключен: пока вы его не включите, ни одно письмо не уйдёт.
- Время отправки — час и минуты по московскому времени. Все письма за день уходят в это время, а не когда попало.
- События по сроку — какие из трёх писем вам нужны. Можно оставить только «за 3 дня до срока» и не писать после просрочки вовсе.
- Кому отправлять — контактному лицу покупателя, директору, обоим или всем известным адресам.
- Кого включать — либо только тех покупателей, которых вы отметили вручную, либо всех, кроме исключённых.
Под настройками — блок «Кого затронет рассылка». Он считает по вашей базе ещё до включения: сколько покупателей и счетов попадёт под правило прямо сейчас. Сохранение настроек рассылку не запускает — вы сначала видите цифры, потом решаете.
Важное про первое включение: письма по старым долгам не рассылаются. Учитываются только события, которые наступят после того, как вы включили автоматику. Клиент, просрочивший счёт полгода назад, не получит внезапное письмо.
Правило по общей сумме долга
Где: та же вкладка autoschet.ru/settings?tab=reminders, блок «Правило по общей задолженности».
Второе правило не смотрит на сроки отдельных счетов. Оно смотрит на общую сумму неоплаченного.
Задаёте порог задолженности — например, 100 000 ₽. Как только суммарный долг покупателя его превысил, уходит письмо. Если через заданное число дней долг всё ещё выше порога, уходит повторное.
Если покупатель расплатился и через месяц снова набрал долг выше порога — это новая история, и письмо придёт снова. Пустой порог означает, что правило выключено.
Пока вы набираете сумму в поле, сервис показывает, сколько покупателей её уже превышают — порог выбирается по своей базе, а не наугад.
Текст писем можно переписать
Где: autoschet.ru/settings?tab=reminders, блок «Текст писем» — ниже настроек рассылки.
Сервис отправляет письма своим текстом, но вы можете заменить его на свой — для каждого события отдельно.
Как это устроено:
- Письма только текстовые. Оформление, блок с деталями счёта и футер с отпиской добавляет сервис — вам не нужно верстать.
- В текст можно вставлять подстановки:
{{client_name}},{{invoice_number}},{{amount}},{{due_date}}и другие. Список доступных показан под полем; подстановка не из списка не сохранится. - Ссылки и адреса email в тексте запрещены. Это не придирка: все письма уходят с общей почты сервиса, и произвольные ссылки в них портят доставляемость писем всем остальным организациям.
- Кнопка «Предпросмотр» показывает готовое письмо на примере вашего счёта, «Отправить тестовое письмо» — присылает его вам на почту.
- Каждая правка создаёт новую версию, старые не перезаписываются. В журнале видно, какой именно версией текста было отправлено письмо.
- «Вернуть системный текст» откатывает к нашему варианту.
Журнал: видно каждое письмо
Где: autoschet.ru/settings?tab=reminders, в самом низу — блок «История отправок».
Каждая попытка доставки — отдельная строка: когда планировалось, когда ушло, какому покупателю, по какому счёту, на какой адрес, каким событием и чем закончилось. Есть фильтры по периоду, покупателю, статусу и событию.
Технических ответов почтового сервера в журнале нет — только понятный исход и код. Если письмо не ушло по временной причине, его можно отправить повторно кнопкой.
Отдельный покупатель — отдельное правило
Где: карточка покупателя — autoschet.ru/clients, затем «Изменить» у нужного, поле «Напоминания об оплате».
Три варианта: по правилам компании, всегда напоминать, никогда не напоминать. Так можно исключить одного крупного клиента, с которым вы общаетесь лично, не меняя настройки для всех.
Ещё два случая, когда письма не уходят: покупатель снят с галочки «Активный покупатель» или у него стоит «Платит без наших счетов».
Как это работает внутри
Коротко, чтобы было понятно, почему письма приходят вовремя и не дублируются:
- Раз в 15 минут сервис пересчитывает, кому и что сегодня нужно отправить, и складывает задания в очередь — сразу с назначенным временем, тем самым, что вы указали в настройках.
- Отдельный процесс раз в 15 минут разбирает очередь и отправляет письма. То есть письмо уходит в пределах четверти часа после назначенного времени.
- Перед самой отправкой все условия проверяются заново. Если счёт оплатили ночью, покупателя перевели в архив, тариф изменился или адресат отписался — письмо не уйдёт, а в журнале останется отметка об отмене.
- Одному адресу по одному покупателю уходит не больше одного письма в сутки, даже если совпало несколько событий.
- В каждом письме есть ссылка отписки. Отписка действует адресно: этот адрес больше писем не получает, остальные адресаты покупателя — получают.
- Если сервис был недоступен и письмо «просрочилось» больше чем на сутки, оно не отправляется вовсе. Покупатель не получит напоминание о сроке, истёкшем неделю назад.
Письма информационные. Сервис не считает пени и проценты и не отправляет досудебных претензий — это вы делаете сами, если понадобится.
Заодно: настройки стали компактнее
Где: autoschet.ru/settings.
Вкладок в настройках стало больше, чем помещалось в строку, поэтому мы их объединили.
«Способы входа» переехали внутрь вкладки «Аккаунт» — autoschet.ru/settings?tab=account, туда, где email и пароль.
«Банк» объединился с «Реквизитами» — autoschet.ru/settings?tab=requisites: платёжные реквизиты для документов и подключение банка для выписки теперь на одной вкладке, разными блоками.
Старые закладки продолжают работать: ?tab=identity открывает «Аккаунт», ?tab=bank — «Реквизиты».
Где доступно
Напоминания работают на платных тарифах. Количественных ограничений нет — объём естественно ограничен правилом «не больше одного письма на адрес в сутки».