Как ИП и ООО работать с самозанятыми в 2026 году

Материал информационный, не заменяет консультации налогового юриста. По крупным контрактам с самозанятыми привлекайте профильного специалиста.

Главный риск — переквалификация

Самая частая проблема у ИП и ООО, которые работают с плательщиками НПД, это признание отношений трудовыми. Последствия: доначисление НДФЛ и взносов, штрафы и пени за весь проверяемый период.

На что смотрит ФНС (Приказ Минтруда № 685н)

Приказ Минтруда РФ от 08.12.2025 № 685н утвердил критерии подмены трудовых отношений. Красные флаги:

• Больше 35 самозанятых у одной компании одновременно.
• Выплаты одному исполнителю свыше 35 000 руб. в месяц дольше 3 месяцев подряд.
• Доля одного заказчика в доходе самозанятого превышает 75%.
• Предоставление рабочего места, корпоративной почты, телефона, униформы, доступа к внутренним системам.
• Подчинение графику, правилам внутреннего распорядка, контроль процесса вместо результата.

Квартальный мониторинг

ФНС проверяет выплаты самозанятым раз в квартал. Совпадение нескольких критериев (например, больше 35 исполнителей и стабильные выплаты свыше 35 000 руб.) включает индикатор риска. Компания попадает в план более плотного контроля: запрашивают договоры, акты, переписку, объяснения.

Как оформлять отношения правильно

• Заключайте договор ГПХ под конкретный результат.
• Оплачивайте работу актами, а не табелем.
• Не требуйте соблюдения графика и отчётов о процессе.
• Не предоставляйте рабочее место или корпоративные инструменты.
• Запрашивайте чек из «Моего налога» на каждую оплату.

Обязательные документы

По каждой сделке с самозанятым у заказчика должен быть пакет: договор ГПХ, счёт, акт выполненных работ, чек из «Моего налога». Без чека затраты в расход не возьмёшь, без акта проверка снимет расход даже при наличии чека.

Проверка статуса

Перед каждой оплатой проверяйте статус самозанятого: сервис ФНС на npd.nalog.ru по ИНН показывает, действует ли режим НПД. Если статус утрачен, а вы перечислили деньги, есть риск стать налоговым агентом по НДФЛ.

Закон о платформенной экономике (№ 289-ФЗ)

С 1 октября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 31.07.2025 № 289-ФЗ о платформах и агрегаторах, которые сводят самозанятых и юрлиц. Ключевые положения:

• Платформа обязана заключать электронный ГПХ-договор с каждым исполнителем.
• Санкции за работу с конкурирующими платформами запрещены.
• Данные о доходах автоматически уходят из платформы в ФНС.
• Платформы публикуют правила работы, условия расчётов и порядок разрешения споров.

Для компаний, которые сами выступают такой платформой (агрегаторы услуг, сервисы доставки, операторы маркетплейсов), 289-ФЗ — повод перечитать договоры-оферты и механизмы выплат до октября 2026-го.

Чек-лист для ИП и ООО

1. Проверить статус НПД исполнителя перед каждой оплатой.
2. Заключить договор ГПХ на результат, без признаков трудовых отношений.
3. Получать чек из «Моего налога» по каждой сделке и закрывать актом.
4. Контролировать долю выплат: не концентрировать больше 75% дохода самозанятого на себе.
5. Не превышать 35 000 руб. в месяц одному исполнителю дольше 3 месяцев, если не хотите вопросов.
6. Если платформенных отношений много — готовить инфраструктуру под 289-ФЗ до октября 2026 года.